Projekter, der opnår medfinansiering fra Fonden for Velfærdsteknologi, er ansvarlige for at kontakte fonden for at få etableret et samarbejde.
Projekterne inviteres til et opstartsmøde hos fonden. Mødet bliver planlægt i fællesskab mellem projektledelse og SPOC (kontaktperson) og finder sted kort efter, at projektet har fået tilsagn om medfinansiering fra fonden.
På opstartsmødet bliver de formelle rammer for projektet aftalt. Projektets endelige organisering, herunder deltagere i styregruppe og eventuel følgegruppe samt faser, milepæle og lignende bliver lagt fast. Ofte har Fonden for Velfærdsteknologi krav til visse tilpasninger af projektet allerede i forbindelse med, at der bliver givet tilsagn om finansiering. Projektet fremlægger på opstartsmødet løsningsforslag til, hvor de eventuelle betingelser kan tilpasses.
Fonden for Velfærdsteknologi udarbejder et tilskudsbrev og sender det til projektets ejer. Projektejeren skal senest inden tre uger godkende tilskudsbrevets betingelser.