Folkebibliotekerne i Danmark har store, offentligt tilgængelige samlinger af bøger, tidsskrifter, spil, multimedier mv. Medarbejderne bruger i dag mange ressourcer på arbejdsopgaver relateret til at håndtere dette store materiale, fx fremfinding af reserveret materiale, modtagelse og opsætning af afleveret materiale, modtagelse og afsendelse af materialer mellem biblioteker mv.
Omkring 25 pct. af medarbejdernes tid går på den direkte betjening af bibliotekets brugere, hvor en stor opgave er hjælp til fremfinding af materialer. Et væsentligt ressourcetræk ligger i, at materialerne ikke er på deres plads. Fejlene skyldes blandt andet, at brugere og personalet sætter materiale forkert på plads - hvilket i sig selv genererer flere fejl. På Hovedbiblioteket i København, der har over 700.000 materialer, vil ’blot’ 6 pct. fejl svare til, at 42.000 materialer er fejlplacerede.
Bedre overblik giver mere tid til borgerne
For at frigøre tid til medarbejdernes direkte kontakt og hjælp til brugerne, vil projektet afprøve et it-baseret lagerstyringssystem. Systemet skal understøtte og i videst muligt omfang automatisere bibliotekernes ressourceplanlægning såvel som lagring, håndtering, sporing og transport af materialer. Det skal ligeledes sikre fleksible rapporteringsmuligheder. Lagerstyringssystemet kan integreres med bibliotekernes grundsystemer og selvbetjeningssystemer, der kommunikerer med materialer mærket med RFID-chip.
Med en effektiv logistik og professionel, intelligent lagerstyring kan alle folkebiblioteker i København og Århus – og på sigt alle landets folkebiblioteker – opnå store besparelser i forhold til den tid, der pt. anvendes på materialehåndtering.
Systemet forventes også at medføre bedre udnyttelse af materialesamlinger og følgelig bedre borgerbetjening. Det Intelligente Lagerstyringssystem giver brugeren fuldt overblik over materialernes placering såvel på tværs af bibliotekerne som lokalt på de enkelte biblioteker.
Løsningen sørger for, at materialerne opdeles i de to hovedsegmenter: ofte/jævnt frekventeret materiale og sæsonbetonede/sjældne materialer. Herved skabes bedre eksponering af og tilgængelighed til de materialer, som borgerne er mest interesserede i. De sæsonbetonede/sjældne materialer placeres separat og kan udlånes via reservationssystemet.
Fakta om projektet
Projekttitel ved ansøgning:
Intelligent lagerstyring (Folkebiblioteker i København og Århus)
Organisering:
Projektet er forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen i Københavns Kommune i samarbejde med Århus Kommunes Biblioteker og Tårnby Kommunebiblioteker.
Støtte fra fonden: 10,9 mio. kr.
Egenfinansiering: 4,5 mio. kr.
Opstart: 3. januar 2011
Varighed: 17 mdr.
Estimeret årsværksbesparelse i projektet: 21 årsværk
Estimeret national årsværksbesparelse: 100-250 årsværk.