Universiteternes registrering og sagsbehandling af ansøgninger til kandidatuddannelser, tilvalgsfag, efter- og videreuddannelse mv. er en ressourcekrævende opgave.
Hvert år modtager universiteterne ca. 200.000 ansøgninger til uddannelser og uddannelsesdele, som ikke håndteres i regi af den Koordinerede Tilmelding (KOT). Det drejer sig fx om ansøgninger om optagelse på kandidatuddannelser, bachelortilvalg, kandidattilvalg, gæstestudier, udvekslingsophold, uddannelser og enkeltfag som efter- og videreuddannelse, m.v.
Størstedelen af disse ansøgninger modtages på papir i form af udfyldte skemaer, som ansøgeren downloader fra institutionernes portaler. Enkelte uddannelsesinstitutioner tilbyder mulighed for elektronisk ansøgning til nogle uddannelsestyper. Sammen med ansøgningerne sendes dokumentation for opfyldte adgangskrav og øvrige kvalifikationer. Afhængig af uddannelsestype består dokumentationen af eksamensbeviser, karakterudskrifter, forhåndsgodkendelse af merit, sprogprøve, opholdstilladelse, CV, motiveret ansøgning m.v. Der er generelt tale om store mængder papir til hver ansøgning.
Administrative medarbejdere på universiteterne skal sagsbehandle ansøgningerne. Det indebærer bl.a. registrering af ansøgningen, kontrol af om ansøgningen er fyldestgørende og om alle krævede bilag er vedlagt. Hvis der mangler noget, kontaktes ansøgeren via mail eller brev. En række ansøgninger bliver bragt videre til faglig vurdering af institut eller studienævn. Dette foregår typisk ved, at ansøgninger og bilag bliver kopieret og båret videre manuelt. Medarbejderne sender ligeledes brev eller mail til ansøgeren med besked om optag eller afslag. Processen er således tidskrævende og fyldt med manuelle processer.
Workflow-system afkorter sagsbehandlingstiden. Projektet vil etablere én fælles online workflowbaseret ansøgnings- og optagelsesproces, med tilhørende administrations- og sagsbehandlingsmodul.
Opbygning af ansøgningstilbud udvikles som en generisk løsning, som understøtter alle typer optagelse. Systemet omfatter også digital indhentning af data fra andre uddannelsesinstitutioner og fra Undervisningsministeriets eksamensdatabase. Den enkelte uddannelsesinstitution kan definere, hvilke felter ansøgeren skal udfylde og hvilke data, som skal hentes via dataudveksling eller uploades som bilag ved ansøgning om optag på den valgte uddannelse eller kursus.
Kommunikationen mellem universitet og ansøger såvel som selve sagsbehandlingen vil forgå fuldt digitalt – understøttet af digital indhentning af data om ansøgerens uddannelsesmæssige forudsætninger.
Dermed udgår en række arbejdsopgaver med registrering og indtastning af ansøgninger, kontrol af uddannelsesforudsætninger, brevforsendelser og arkivering. Det frigør tid for det administrative personale på universiteterne, reducerer sagsbehandlingen og afkorter dermed svartiden til ansøgerne.
Fakta om projektet
Organisering:
Projektet er forankret i UNI-IT, Universiteternes IT.
Støtte fra fonden: 2,0 mio. kr.
Egenfinansiering: 2,0 mio. kr.
Opstart: 1. januar 2011
Varighed: 17 mdr.
Estimeret årsværksbesparelse i projektet: 11 årsværk
Estimeret national årsværksbesparelse: 22 årsværk.
Projekttitel ved ansøgning: Digitalisering af ansøgningsproces ved optag uden for den Koordinerede Tilmelding